Pengertian Surat
Surat merupakan suatu alat untuk melakukan komunikasi yang tertulis
untuk menyampaikan informasi kepada pihak lain yang mempunyai keperluan
kegiatan dengan bentuk tertentu. Zaman dahulu bentuk surat sangat sederhana,
hanya berupa tulisan pada kertas. Kini zaman sudah maju dengan pesat dan sedikit
demi sedikit cara lama mulai ditinggalkan. Keberadaan surat itu sendiri kini
dihubungkan dengan adanya alat canggih yang bernama komputer. Di era modern ini
penulisan surat sebagian besar beralih menggunakan komputer karena dianggap
penggunaannya lebih praktis, lebih cepat, dan memiliki kelebihan dalam
menyimpan arsip secara otomatis. Barangkali hanya sebagian kecil saja orang
yang masih menggunakan mesin ketik biasa dan tulisan tangan, bergantung dari
kebutuhan dan tujuan dari surat itu sendiri.
Fungsi Surat
Surat merupakan salah satu sarana komunikasi berbahasa
tulisan. Dari berbagai jenis surat yang biasa digunakan dapat dikelompokan
kedalam beberapa fungsi surat sebagai salah satu sarana dalam kegiatan
berbahasa tulis, sebagai berikut:
a. Sebagai Alat Komunikasi
Melalui surat orang dapat saling berbicara, saling tukar
informasi dan saling menyampaikan pesan, meskipun berada pada jarak yang berjauhan.
Dengan menggunakan surat orang dapat berbicara secara panjang lebar dengan
menggunakan tulisan sehingga dapat menyampaikan pesan lebih banyak dengan biaya
yang lebih murah.
b. Surat sebagai Wakil atau Duta
Anda dapat menyelesaikan suatu masalah tanpa harus datang
sendiri yaitu dengan menggunakan surat. Surat dapat mewakili diri sendiri atau
orang lain sebagai tenaga suruhan untuk mendatangi seseorang yang berada di
tempat yang jauh dengan pembicaraan panjang lebar hingga tuntas.
c. Surat sebagai Bahan Bukti
Surat dapat digunakan sebagai bahan bukti karena surat dapat
berbentuk tanda terima, kwitansi, surat jalan pengiriman barang, resi atau
bukti pengiriman uang, faktur, surat perjanjian dan berbagai surait bisnis
lainnya banyak yang berfungsi sebagai bukti. Semua itu adalah sebagai bukti
hitam di atas putih.
d. Sebagai Pedoman Pengambil Keputusan
Arsip surat sebaiknya disimpan walaupun dalam waktu relatif
singkat, sehingga jika sewaktu-waktu diperlukan dapat dibaca kembali sebagai
pedoman untuk mengambil suatu keputusan lebih lanjut.
e. Sebagai AIat Memperpendek jarak, Penghemat Tenaga dan
Waktu
Anda dapat menghemat waktu, tenaga dan biaya bila ada suatu
kunjungan yang tidak begitu penting, atau sesuatu yang dibicarakan tidak harus
bertatap muka, maka cukup diwakili oleh surat.
f. Sebagai Pengingat
Surat-surat yang dianggap penting sangat perlu untuk disimpan
karena mungkin suatu saat akan diperlukan lagi untuk dibaca ketika isi surat
tersebut sudah dilupakan.
g. Sebagai Bukti Sejarah dan Kegiatan
Surat dapat berfungsi sebagai bukti sejarah perjalanan dan
perjuangan suatu bangsa. Sebagai bukti kegiatan, bagi suatu organisasr
perusahaan atau badan usaha.
Syarat-syarat Surat yang Baik
Surat dikatakan baik jika dalam penulisannya sudah sesuai
dengan kaidah-kaidah dalam penulisan surat. Selain dari pemilihan bahasa,
bentuk dan tulisan surat itu sendiri, ada beberapa hal yang juga harus
diperhatikan, antara lain:
- Tulisan yang mudah dibaca dan mudah dipahami baik dari
identitas si pengirim surat, nama dan alamat yang dituju, serta dari isi surat
itu sendiri.
- Isi dari surat tersebut memang benar maksud dan tujuannya
- Menggunakan kosa kata yang baku.
- Menggunakan bahasa yang sopan santun.
- Menggunakan bahasa yang efektif sehingga surat tidak
terlalu panjang lebar.
- Lengkap, maksud dan tujuan sudah terwakilkan semua dalam
surat.
- Menarik
Bahasa Surat
Agar dapat dimengerti maksud dan tujuan surat secara jelas,
harus disusun dengan mengggunakan bahasa yang relatif singkat. Sebelum menulis
surat hendaknya dipertimbangkan sebaik mungkin, baik penyusunan kalimat, arti
maupun ketepatan penggunaan kata-kata. Hindari pemakaian kata-kata yang kurang
tepat serta jangan menyinggung perasaan orang yang dikirimi surat. Bahasa yang
digunakan harus benar atau baku sesuai dengan kaidah bahasa Indonesia, baik
tentang ejaan, pemilihan kata, bentuk kata, maupun kalimat.
Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam menggunakan bahasa
surat adalah sebagai berikut.
-
Hindari
kalimat yang penjang dan berbelit-belit
-
Gunakan
kata-kata dan istilah yang sudah lazim dipai
-
Tempatkan
tanda baca dengan tepat
-
Gunakan
ejaan yang benar
-
Gunakan
singkatan yang umum dipakai
Bagian-bagian Surat
Di dalam pembuatan surat, ada penempatan dari berbagai
bagian-bagian surat tergantung dengan masing-masing bentuk surat yang dipakai.
Penempatan bagian-bagian ini adalah untuk membuat susunan surat menjadi jelas,
menarik, dan sesuai dengan peraturan surat menyurat yang resmi. Bagian-bagian
surat itu terdiri dari:
A. Kepala Surat
Setiap surat pasti mempunyai kepala surat atau kop surat,
yang berfungsi sebagai identitas dari mana surat itu dibuat, siapa yang
mengirim surat, dan bisa juga digunakan sebagai alat promosi khususnya untuk
surat niaga.
B. Tanggal Surat
Penulisan tanggal surat menggunakan 2 cara, yaitu:
- Jika
penulisan tanggal surat menggunakan kertas surat yang sudah berkop maka tidak
usah menuliskan nama kota.
- Jika
penulisan tanggal surat menggunakan kertas tanpa kop surat, maka nama kota
dapat dituliskan.
C. Nomor Surat
Penulisan nomor surat ditulis lengkap tidak boleh disingkat dan
nomor ini ditulis sejak nomor satu sampai surat yang dikeluarkan pada hari ini.
Hal tersebut akan mempermudah dalam pencarian surat.
D. Lampiran
Penulisan kata lampiran tidak disingkat dan lampiran berupa
berkas yang disertakan bersama surat yang dikirimkan. Jika menerima surat
disebutkan lampiran beserta jumlahnya, maka harus dicek kebenarannya.
E. Hal atau Perihal
Hal atau perihal adalah bagian yang menunjukkan pokok isi
surat. Isi dari hal ini singkat saja, jika agak panjang bisa dijadikan dua atau
tiga baris agar tidak mengganggu format.
F. Alamat Dalam
Penulisan alamat dalam dapat ditulis misalnya untuk penulisan
kata Yth. mengikuti orang yang dikirimi surat dan juga yang diberikan kata Yth.
adalah orangnya bukan lembaganya.
G. Salam Pembuka
Salam pembuka ditunjukkan untuk menunjukkan sikap hormat
kepada penerima surat.
H. Isi Surat
- Alinea
pembuka : Jika kita menulis surat, maka jangan langsung berbicara mengenai
pokok suratnya akan tetapi didahului dengan pembukaan yang penempatannya pada
alinea pembuka.
- Isi
surat : Isi surat merupakan inti dari surat. Isi surat harus ditulis secara
singkat, jelas, dan sopan.
- Alinea
penutup : Alinea penutup digunakan untuk menyampaikan rasa terima kasih kepada
penerima surat.
I. Salam Penutup
J. Nama Jabatan
Nama jabatan perlu dicantumkan untuk mengetahui siapa pejabat
yang bertanggung jawab terhadap surat tersebut.
K. Nama Terang dan NIP
Nama terang penanda tangan surat penting untuk dicantumkan
untuk mengetahui siapa yang bertanggung jawab terhadap isi surat tersebut dan
dengan siapa kelak berhubungan jika dikemudian hari membutuhkan tindak lanjut.
Jika pejabat tersebut PNS maka perlu juga mencantumkan NIP.
L. Tembusan
Tembusan adalah surat yang dibuat dengan tindasan kabon
ditujukan kepada pihak-pihak yang ada hubungannya dengan isi surat terutama
yang menyangkut urusan pembiayaan sebagai akibat dikeluarkannya surat tersebut.
M. Inisial
Inisial lazim dicantumkan pada surat niaga sedangkan pada
surat dinas pemerintah biasanya hanya dicantumkan paraf dari orang yang membuat
surat saja. Apabila pembuat surat tidak mengetik sendiri suratnya, maka perlu
mencantumkan singkatan pengetiknya.
Contoh-contoh Surat
Curriculum
Vitae
Pengertian Curriculum Vitae
Curriculum vitae atau daftar riwayat hidup adalah catatan
singkat tentang gambaran diri seseorang. Selain berisi data pribadi, gambaran
diri itu paling tidak harus di isi keterangan tentang pendidikan atau keahlian
dan pengalaman. Dengan data itu riwayat hidup akan memberikan gambaran atau
kualifikasi seseorang. Dari segi penampilannya riwayat hidup tidak mempunyai
bentuk standard. Riwayat hidup ditulis seperti karangan singkat, diawali oleh
judul dan ditutup oleh rangkaian tanggal, tanda tangan dan nama. Sebenarnya
riwayat hidup termasuk surat keterangan, dalam hal ini keterangan pribadi.
Manfaat Vitae
Curriculum Vitae mempunyai manfaat untuk menjelaskan
keterangan diri, informasi diri, data diri dan sebagainya. Dengan Vitae, setiap
orang yang membaca dan memeriksa akan dapat mengetahui dan menelaah setiap
orang dari informasi diri yang telah diberikan, serta dapat memberikan gambaran
seseorang melalui kegiatan – kegiatan atau dari spesifikasinya dalam pendidikan
dan berorganisasi. Dengan kata lain manfaat CV menjelaskan kriteria diri dalam
bentuk teks.
Susunan Vitae
A. Data Pribadi
Sangatlah penting untuk mencantumkan data pribadi sperti nama,
alamat, email, handphone dan identitas pribadi lainnya. Data pribadi tersebut adalah
satu-satunya cara bagi perusahaan yang merekrut bisa menghubungi Anda kembali
jika sesuai dengan kriteria yang ditetapkan.
B. Pendidikan
Bagian ini menjelaskan mengenai latar belakang pendidikan dan
hubungannya dengan pekerjaan yang dilamar. Cantumkan pendidikan dari SMU ke
atas termasuk jika ada pendidikan non formal khusus yang Anda ikuti.
C. Pengalaman Kerja
Pada bagian ini adalah yang paling sering diperhatikan oleh
perusahaan yang merekrut. Pengalaman kerja dapat memberi gambaran apakah
seorang kandidat sudah memiliki jam terbang yang cukup atau masih terbatas. Di
bagian ini, rekruiter juga bisa menentukan apakah kandidat dapat segera
menyesuaikan diri di organisasi yang baru atau apakah dia butuh penyesuaian
yang panjang. Oleh karena itu Anda harus menjelaskan secara detail apa yang
Anda kerjakan, nama perusahaan tempat kerja sebelumnya, posisi Anda, dan
pekerjaan yang Anda lakukan sehari-hari. Informasi yang diberikan pada bagian ini
akan membantu memahami cakupan kerja yang dilakukan, keterampilan yang dimiliki
serta bisa memperkirakan nilai tambah yang dimiliki seorang kandidat.
D. Keterampilan Yang Dimiliki
Dalam CV Anda, ada kalanya Anda perlu menjelaskan
keterampilan apa saja yang Anda miliki sebagai proses belajar maupun pengalaman
dari pekerjaan sebelumnya. Mungkin dalam bagian ini Anda bisa menambahkan
keterampilan Anda dalam berbahasa lebih dari sau bahasa atau keterampilan dalam
menggunakan applikasi-aplikasi computer.
E. Training Yang Pernah Diikuti
Masukkan daftar pelatihan/training apa saja yang pernah Anda
ikuti sebelumnya untuk memberi gambaran
sejauh mana Anda telah berkembang dan wawasan apa saja yang sudah dimiliki.
Jangan masukkan semua training karena jumlahnya akan sangat panjang. Pilih yang
relevan dan sesuai dengan target pada organisasi yang dituju.
F. Prestasi
Ini adalah bagian yang penting disamping Pengalaman Kerja
yang menjelaskan keunikan sebagai individu sekaligus pencapaian di bidang
tertentu. Anda bisa menjelaskan secara singkat prestasi di pekerjaan,
pendidikan ataupun dalam bidang kemasyarakatan lainnya. Prestasi di bidang
kemasyarakatan atau hal-hal di luar pekerjaan juga menarik bagi seorang
rekruter untuk digali lebih jauh.
G. Kegiatan Ekstrakurikuler/Kemasyarakatan
Perlunya ada sedikit gambaran kegiatan yang dilakukan di
masyarakat, untuk menunjukkan bahwa Anda bisa membagi waktu dan memiliki
wawasan yang lebih luas, tidak hanya sebatas pekerjaan.
Isi Vitae
DAFTAR RIWAYAT HIDUP
Data Pribadi
Nama : Alessandro
Kevin
Tempat, Tanggal Lahir :
Jakarta, 04 Januari 1993
Jenis Kelamin :
Laki-laki
Agama :
Kristen Protestan
Kewarganegaraan :
Indonesia
Alamat :
Komp. AL Jatimakmur Blok D11 No.4, Pondok Gede – Bekasi
Telepon :
085770627673 (HP)
alessandro.kevin@yahoo.com
Golongan Darah :
B
Latarbelakang
Pendidikan
Formal
1998 – 2004 :
SDK Pamardi Yuwana Bhakti
2004 – 2007 :
SMPN 24, Jakarta
2007 – 2010 :
SMAN 113, Jakarta
Kemampuan
- Kemampuan Programing dan Sistem Analisis (Programing &
Analist System) PHP & MYSQL,
Java, Project Data Base, C++, Acounting, Sistem Administrator
- Kemampuan Komputer (MS Word, MS Excel, MS PowerPoint, MS
Access, MS Outlook dan Internet)
Pengalaman Kerja
2010 – 2011 :
Cakra 21 Tour and Travel
2011 - 2014 :
Neira Travel
Bekerja di Cakra 21 Tour and Travel
Periode : Juli 2010 - June 2011
Posisi : Staff Ticketing
Rincian Pekerjaan:
- Penjualan Tiket Internasional dan Domestik
- Penjualan Hotel dan Tour
- Pembuatan Laporan Harian
Sumber :